Za niecałe dwa miesiące – 1 lutego 2026 r. – wszystkie firmy zaczną odbierać faktury przez KSeF. Wystawianie faktur w KSeF czeka większość przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r. Przygotowaliśmy krótką checklistę, dzięki której spokojnie wejdziesz w nowy system.
Checklista KSeF na grudzień i styczeń
- Uwierzytelnienie – właściciel JDG loguje się do KSeF profilem zaufanym, mObywatelem, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym. Spółki mogą potrzebować zawiadomienia ZAW-FA, by wskazać osobę uprawnioną.
- Uprawnienia – nadaj w KSeF dostęp pracownikom wystawiającym faktury i swojemu biuru rachunkowemu (co najmniej do odczytu faktur zakupowych).
- Certyfikat KSeF – od listopada 2025 r. można go pobrać w Module Certyfikatów i Uprawnień; przyda się m.in. do pracy w trybie offline.
- Program do faktur – upewnij się, że obsługuje KSeF 2.0 i strukturę FA(3), albo zaplanuj korzystanie z bezpłatnej Aplikacji Podatnika.
- Dane kontrahentów – sprawdź NIP-y i nazwy, bo błędne dane blokują wystawienie faktury.
- Procedura awaryjna – ustal, kto i jak wystawia faktury w trybie offline i jak szybko przesyła je do KSeF.
Co zmieni się 1 lutego 2026 r.
Od tego dnia faktury od dostawców będą trafiać do Ciebie przez KSeF. Nawet jeśli sam zaczniesz wystawiać e-faktury dopiero od kwietnia, musisz mieć dostęp do systemu, żeby widzieć faktury zakupowe. Biuro rachunkowe z odpowiednim uprawnieniem pobierze je bezpośrednio do księgowości.
Okres przejściowy w 2026 r.
- kary administracyjne dopiero od 2027 r.,
- tryb offline24 – faktura wystawiona poza systemem trafia do KSeF następnego dnia roboczego,
- najmniejsi podatnicy (sprzedaż fakturami do 10 000 zł miesięcznie) mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r.
Potrzebujesz pomocy księgowej?
Zadzwoń lub napisz – biuro rachunkowe Magna Subteno Kontado z Opola zajmie się Twoimi rozliczeniami.
Zadzwoń: +48 881 226 536Napisz: biuro@mskontado.plSprawdź cennik
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć KSeF, jeśli wystawiam mało faktur?
Tak – od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca odbiera faktury przez KSeF. Najmniejsi podatnicy mają tylko czas na wystawianie faktur w KSeF do końca 2026 r.
Jak dać biuru rachunkowemu dostęp do KSeF?
Nadając w KSeF uprawnienie do przeglądania (i ewentualnie wystawiania) faktur na NIP lub PESEL biura albo księgowej.
Czy mogę korzystać z KSeF bez płatnego programu?
Tak. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację mobilną.
Zobacz też: Obsługa KSeF, Nowoczesne biuro rachunkowe w świecie e-Faktur.
