KSeF od 1 lutego 2026 r. – jak odbierać faktury i czego pilnować

Od 1 lutego 2026 r. faktury od kontrahentów trafiają do Ciebie przez Krajowy System e-Faktur. Nawet jeśli sam jeszcze nie wystawiasz e-faktur (obowiązek dla większości firm startuje 1 kwietnia), musisz mieć dostęp do KSeF i wiedzieć, jak odbierać faktury zakupowe.

Gdzie znajdziesz faktury zakupowe

• w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF lub aplikacji mobilnej,
• w swoim programie do faktur lub księgowości zintegrowanym z KSeF,
• u biura rachunkowego, któremu nadałeś uprawnienie do przeglądania faktur.

Data otrzymania faktury

Faktura wystawiona w KSeF jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF. Ta data ma znaczenie m.in. dla prawa do odliczenia VAT. Dlatego warto regularnie przeglądać faktury w systemie albo powierzyć to biuru rachunkowemu.

Czego pilnować w pierwszych miesiącach

• faktury spoza KSeF – do 1 kwietnia 2026 r. część dostawców może jeszcze wysyłać faktury PDF; najmniejsi podatnicy mogą to robić do końca roku,
• duplikaty – ta sama faktura może przyjść e-mailem i przez KSeF; księgujemy ją tylko raz,
• faktury nie dla Ciebie – jeśli ktoś pomyłkowo wystawi fakturę na Twój NIP, poproś o korektę,
• uprawnienia – sprawdź, czy wszyscy, którzy mają widzieć faktury, mają dostęp.

Przygotuj się na 1 kwietnia

Jeśli wystawiasz faktury, masz jeszcze kilka tygodni na przetestowanie wystawiania e-faktur w swoim programie. Warto wystawić pierwsze faktury w KSeF jeszcze w marcu, zanim obowiązek stanie się bezwzględny.

Najczęstsze pytania

Czy od 1 lutego 2026 r. muszę wystawiać faktury w KSeF?

Tylko jeśli Twoja sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostali muszą od 1 lutego odbierać faktury w KSeF, a wystawiać – od 1 kwietnia 2026 r.

Kiedy faktura w KSeF jest uznana za otrzymaną?

W dniu nadania jej numeru w KSeF.

Czy biuro rachunkowe może pobierać moje faktury z KSeF?

Tak, po nadaniu mu w KSeF odpowiedniego uprawnienia.

Zobacz też: Obsługa KSeF, KSeF od 1 lutego 2026 – checklista.