Sklep internetowy to z punktu widzenia księgowości coś więcej niż zwykła działalność handlowa. Dochodzą rozliczenia z platformami sprzedażowymi i operatorami płatności, zwroty, sprzedaż do klientów z innych krajów UE, pytanie o kasę fiskalną i – od 2026 r. – faktury w KSeF. Poniżej zebraliśmy najważniejsze zasady, które obowiązują sklepy internetowe w 2026 r., i pokazujemy, ile kosztuje ich obsługa księgowa.
Jaka forma opodatkowania dla sklepu internetowego
Większość małych sklepów działa jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Do wyboru są:
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – dla działalności handlowej stawka wynosi 3% przychodu; podatek płacisz od całego przychodu, bez odliczania kosztów (także zakupu towaru), więc opłacalność zależy od marży sklepu,
- skala podatkowa lub podatek liniowy z księgą przychodów i rozchodów (KPiR) – podatek liczony od dochodu, czyli po odjęciu kosztów: zakupu towaru, opakowań, wysyłek, prowizji platform i reklamy,
- spółka z o.o. z pełną księgowością – zwykle przy większej skali lub kilku wspólnikach.
Wybór formy opodatkowania warto przeliczyć na liczbach sklepu – opisujemy to w artykułach skala, liniowy czy ryczałt oraz spółka z o.o. czy JDG.
VAT w sklepie internetowym
Na start można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT – w 2026 r. limit sprzedaży wynosi 240 000 zł rocznie. Zwolnienie nie przysługuje jednak przy sprzedaży niektórych towarów, dlatego przed rejestracją sklepu warto sprawdzić, czy Twój asortyment nie jest wyłączony. Sklep, który sprzedaje głównie firmom, często i tak wybiera czynny VAT, żeby odliczać podatek od zakupów.
Sprzedaż do klientów z innych krajów UE – próg 10 000 euro i VAT OSS
Sprzedaż wysyłkowa do konsumentów z innych krajów UE (WSTO) do pewnego poziomu jest opodatkowana polskim VAT. Gdy łączna wartość takiej sprzedaży – razem z usługami telekomunikacyjnymi, nadawczymi i elektronicznymi – do wszystkich krajów UE przekroczy 10 000 euro w roku (bieżącym lub poprzednim), stosujesz stawkę VAT kraju klienta. Dotyczy to już transakcji, którą przekroczono próg.
Żeby nie rejestrować się do VAT w każdym kraju osobno, można skorzystać z procedury VAT OSS: zgłoszenie VIU-R składa się do 10. dnia miesiąca po przekroczeniu progu, a deklarację VIU-DO i płatność – kwartalnie, do końca miesiąca po kwartale. Termin nie przesuwa się, gdy wypada w weekend lub święto. Sprzedaż rozliczana w OSS nie musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej.
Czy sklep internetowy potrzebuje kasy fiskalnej?
Sprzedaż wysyłkowa do konsumentów może być zwolniona z kasy fiskalnej. Zgodnie z obecnym rozporządzeniem zwolnienie obowiązuje do końca 2027 r., jeśli spełnisz warunki:
- klient płaci w całości za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK-u (przelew na rachunek),
- z ewidencji i dowodów zapłaty jasno wynika, której sprzedaży dotyczy płatność i kto zapłacił (dane i adres nabywcy),
- towar jest wysyłany pocztą lub kurierem.
Kasa jest potrzebna m.in. gdy klient płaci gotówką, odbiera towar osobiście i płaci na miejscu albo za zamówienie płaci ktoś inny niż kupujący. Zwolnienie nie obejmuje też niektórych towarów – przepisy wymieniają m.in. perfumy, sprzęt fotograficzny, części i akcesoria do pojazdów oraz nośniki danych. Osobno działa zwolnienie dla firm, których sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekroczyła 20 000 zł w poprzednim lub bieżącym roku. Przy płatnościach przez bramki płatnicze warto przed startem sprawdzić z księgową, czy warunki zwolnienia są spełnione.
KSeF w sklepie internetowym
Od 2026 r. faktury dla firm (B2B) wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur – od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy, od 1 kwietnia 2026 r. pozostali. Odbieranie faktur przez KSeF dotyczy wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r.
- faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF (można je tam wystawiać, ale to nie jest obowiązek),
- limit 10 000 zł – do końca 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli faktury objęte obowiązkiem KSeF wystawione w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto; po przekroczeniu limitu fakturę, którą go przekroczyłeś, i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF,
- od 1 stycznia 2027 r. kończy się możliwość wystawiania faktur z kasy fiskalnej i traktowania paragonu z NIP do 450 zł jako faktury uproszczonej; wtedy też zaczną obowiązywać kary pieniężne za niewystawienie faktury w KSeF.
Jeśli sklep sprzedaje firmom, warto już teraz zintegrować platformę sklepu lub program do faktur z KSeF – więcej o naszej pomocy przy wdrożeniu przeczytasz na stronie obsługa KSeF.
Platformy sprzedażowe i płatności online
Przy sprzedaży przez Allegro, Amazon czy inne platformy oraz przy płatnościach przez operatorów płatności ważne jest, żeby przychód ujmować w pełnej kwocie sprzedaży, a prowizje i opłaty platformy jako osobne koszty – na podstawie faktur od platformy. Księgowa musi też uzgadniać wypłaty od operatorów z zamówieniami i uwzględniać zwroty towarów.
Platformy internetowe przekazują urzędowi skarbowemu informacje o sprzedawcach i ich przychodach (przepisy DAC7). Wyjątkiem są sprzedawcy towarów, którzy w roku mieli mniej niż 30 transakcji o łącznej wartości poniżej 2 000 euro. Dlatego dane w księgach powinny zgadzać się z tym, co raportuje platforma.
Ile kosztuje księgowość sklepu internetowego
W Magna Subteno Kontado cena zależy od formy prowadzenia firmy, liczby dokumentów i liczby pracowników – bez pakietów. Opłata podstawowa to od 180 zł netto dla JDG i od 350 zł netto dla spółki z o.o., do tego 10 zł za dokument (7 zł przy 51–100, 5 zł przy 101–200 i 4 zł przy ponad 200 dokumentach w miesiącu – stawka obejmuje wszystkie dokumenty z miesiąca) oraz 30 zł netto za pracownika.
| Przykładowy sklep | Wyliczenie | Razem netto miesięcznie |
|---|---|---|
| JDG, 30 dokumentów | 180 + 30 × 10 | ok. 480 zł |
| JDG, 80 dokumentów | 180 + 80 × 7 | ok. 740 zł |
| Spółka z o.o., 150 dokumentów, 1 pracownik | 350 + 150 × 5 + 30 | ok. 1 130 zł |
W sklepie internetowym liczbę dokumentów tworzą głównie faktury zakupowe, faktury od platform i operatorów płatności oraz faktury sprzedaży dla firm. Dokładną liczbę ustalamy przed rozpoczęciem współpracy – pełne zasady i więcej przykładów znajdziesz w cenniku oraz w artykule ile kosztuje księgowa dla JDG.
Potrzebujesz pomocy księgowej?
Zadzwoń lub napisz – biuro rachunkowe Magna Subteno Kontado z Opola zajmie się Twoimi rozliczeniami.
Zadzwoń: +48 881 226 536Napisz: biuro@mskontado.plSprawdź cennik
Najczęstsze pytania
Czy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?
Nie zawsze. Sprzedaż wysyłkowa jest zwolniona z kasy (zgodnie z obecnym rozporządzeniem do końca 2027 r.), jeśli klient płaci w całości przelewem przez bank, pocztę lub SKOK, a z dokumentów wynika, za co i kto zapłacił. Kasa jest potrzebna m.in. przy płatności gotówką przy odbiorze, odbiorze osobistym z zapłatą na miejscu i przy sprzedaży niektórych towarów, np. perfum, sprzętu fotograficznego czy części samochodowych.
Czy sklep internetowy musi wystawiać faktury w KSeF?
Faktury dla firm (B2B) – tak, zgodnie z harmonogramem KSeF. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF. Do końca 2026 r. mali podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli faktury objęte obowiązkiem KSeF w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto.
Kiedy sklep internetowy musi rozliczać VAT w kraju klienta z UE?
Gdy łączna wartość sprzedaży wysyłkowej do konsumentów z innych krajów UE (wraz z niektórymi usługami elektronicznymi) przekroczy 10 000 euro w roku. Od tej transakcji stosuje się stawkę VAT kraju klienta, a podatek można rozliczać kwartalnie w procedurze VAT OSS.
Ile kosztuje księgowość sklepu internetowego?
W Magna Subteno Kontado: JDG od 180 zł netto, spółka z o.o. od 350 zł netto miesięcznie, plus opłata za dokumenty (10 zł, a przy większej liczbie 7, 5 lub 4 zł za dokument) i 30 zł netto za każdego pracownika. Dla sklepu JDG z 80 dokumentami w miesiącu to ok. 740 zł netto.
Zobacz też: E-commerce w Polsce – prawne aspekty sprzedaży online, Obsługa KSeF, Księgowość JDG, Cennik biura rachunkowego, Od 1 kwietnia 2026 r. faktury wystawiamy w KSeF.
