Współpraca z biurem rachunkowym Magna Subteno Kontado w Opolu opiera się na pisemnej umowie, ubezpieczeniu OC i systemie online, do którego dodajesz dokumenty zamiast je drukować i wysyłać. Twoją firmą opiekuje się zespół księgowych: sprawdzamy i analizujemy dokumenty, rozliczamy podatki i ZUS, informujemy, ile i kiedy zapłacić, a w razie potrzeby reprezentujemy Cię przed urzędami. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak to wygląda w praktyce.

Jak zaczynamy współpracę

Rozpoczęcie obsługi – także w trakcie roku i po zmianie biura – przebiega według stałego schematu:

1. Rozmowa i wycena. Poznajemy Twoją firmę: formę prawną i opodatkowania, VAT, liczbę dokumentów i pracowników. Wycenę przygotowujemy zwykle w ciągu jednego dnia roboczego.
2. Analiza otrzymanych informacji. Przeglądamy dotychczasowe księgi, deklaracje i dokumenty, żeby przejąć obsługę bez luk i niespodzianek.
3. Umowa. Podpisujemy umowę o obsługę księgową i/lub kadrowo-płacową, umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (RODO) oraz pełnomocnictwa do kontaktu z urzędami.
4. Uruchomienie systemu. Zakładamy Ci konto w naszym systemie online i pokazujemy, jak dodawać dokumenty.
5. Sprawdzenie dostępów do urzędów. Weryfikujemy dostęp do e-Urzędu Skarbowego, PUE ZUS i KSeF oraz uprawnienia potrzebne do składania deklaracji.
6. Wprowadzenie w zasady współpracy. Omawiamy terminy, sposób przekazywania dokumentów i danych płacowych oraz kanały kontaktu.

Jeśli dopiero zakładasz działalność, zajrzyj do opisu usługi zakładanie firmy w Opolu. Jeśli zmieniasz biuro, przeczytaj też: jak wybrać biuro rachunkowe i bezpiecznie zmienić księgowość w trakcie roku.

Umowa i gwarancja

Chcemy, żebyś wiedział, że możesz na nas liczyć – i żebyś miał to na piśmie. Każdą współpracę opieramy na umowie, która jasno opisuje obowiązki obu stron.

• Pisemna umowa na czas nieokreślony – z określonym zakresem usług, terminami i zasadami rozliczeń.
• Przejęcie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg w zakresie powierzonych nam czynności – zgodnie z ustawą o rachunkowości.
• Ubezpieczenie OC biura w UNIQA TU S.A. – obejmuje obowiązkowe OC z tytułu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dodatkowe zakresy: księgi rachunkowe, podatki i mała księgowość, kadry i płace (do 100 000 zł) oraz obsługę fakturowania w KSeF.
• Pełnomocnictwo do reprezentowania Cię przed urzędami – urzędem skarbowym, ZUS i innymi instytucjami w sprawach, które prowadzimy.
• Tajemnica i RODO – zobowiązujemy się do zachowania poufności wszystkich informacji o Twojej firmie, a przetwarzanie danych pracowników i kontrahentów reguluje odrębna umowa powierzenia.

System informatyczny

Pracujemy w specjalistycznym systemie opartym na rozwiązaniu NSF Core System, rozwijanym przez naszą siostrzaną firmę NSF. Klientom biura udostępniamy go w uproszczonej, przejrzystej wersji. Nie musisz uczyć się programu księgowego – korzystasz tylko z tego, co jest Ci potrzebne:

• rejestr sprzedaży – Twoje faktury sprzedażowe w jednym miejscu,
• rejestr zakupów – faktury kosztowe i inne dokumenty zakupowe,
• obsługa pracowników – dane kadrowe i płacowe osób, które zatrudniasz.

Dokumenty przygotowujesz tak jak w każdej firmie, ale zamiast je drukować i wysyłać – dodajesz je do systemu. Dostajesz przy okazji praktyczne narzędzie do prowadzenia biznesu: widzisz, co zostało przekazane i rozliczone. Faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pobieramy bez przepisywania.

Dane w chmurze i bezpieczeństwo

Dokumenty i księgi prowadzimy w formie elektronicznej – w miarę możliwości w pełni cyfrowo. Dane przechowujemy w chmurze, na własnych, zabezpieczonych serwerach, i regularnie wykonujemy ich kopie zapasowe.

• dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni i przeszkoleni z ochrony danych pracownicy biura, zobowiązani do zachowania tajemnicy – także po zakończeniu współpracy,
• stosujemy środki techniczne i organizacyjne wymagane przez art. 32 RODO,
• dane mogą być powierzane wyłącznie podmiotom, które dają gwarancję ich ochrony i przetwarzają je na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
• o ewentualnym naruszeniu ochrony danych informujemy niezwłocznie i od razu podejmujemy działania naprawcze,
• po zakończeniu współpracy umożliwiamy pobranie danych, a następnie usuwamy je wraz z kopiami – o ile przepisy nie nakazują ich dalszego przechowywania.

Nasza opieka na co dzień

Twoje dokumenty są weryfikowane, analizowane i rozliczane w odpowiedni sposób, a Ty możesz skupić się na prowadzeniu i rozwijaniu firmy. Nie masz jednej „swojej” księgowej, która znika na urlopie – opiekuje się Tobą zespół, który zna Twoją firmę.

• Analityczne podejście – sprawdzamy dokumenty pod względem rachunkowym i formalnym, a nie tylko je księgujemy.
• Pomoc w niejasnych sprawach – gdy nie wiesz, jak potraktować transakcję czy wydatek, pytasz nas, zanim pojawi się problem.
• Doradzamy najlepsze rozwiązania – np. przy wyborze formy opodatkowania czy zatrudnianiu pracowników.
• Szybkie odpowiedzi – kontaktujesz się z nami przez system, e-mail lub telefon.
• Reprezentacja przed urzędami – odpowiadamy na wezwania i wyjaśniamy sprawy w urzędzie skarbowym i ZUS.

Miesięczny rytm współpracy

* Jeśli wypłacasz wynagrodzenia w kolejnym miesiącu, termin na dane płacowe ustalamy odpowiednio później (3. lub 10. dnia miesiąca). Obsługę kadrową opisujemy szerzej na stronie kadry i płace w Opolu.

Zawsze dostępne informacje

Masz dostęp do swoich danych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Zawsze wiesz, co, kiedy i gdzie dostarczyć, jakich wpłat dokonać do urzędów, jakie obowiązki spełnić i czego się spodziewać. Informacje o zobowiązaniach podatkowych i składkach ZUS przekazujemy przez system, a księgi i dowody księgowe za dany rok są w nim dostępne co najmniej do zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Płacisz za faktyczną obsługę, nie za pakiet

Nie sprzedajemy pakietów, w których płacisz za niewykorzystane dokumenty. Miesięczna opłata to suma tego, z czego faktycznie korzystasz: opłaty podstawowej, dokumentów księgowych i obsługiwanych pracowników. Wszystkie ceny są cenami netto – doliczamy do nich VAT. Przy większej liczbie dokumentów cena za dokument spada. Szczegóły i przykładowe wyliczenia: ile kosztuje biuro rachunkowe w Opolu.

Najczęstsze pytania

Jak przekazuje się dokumenty do biura rachunkowego Magna Subteno Kontado?

Dokumenty dodajesz do naszego systemu online – nie musisz ich drukować, przywozić ani wysyłać pocztą. Faktury z KSeF pobieramy bezpośrednio. Termin na przekazanie dokumentów za dany miesiąc to 10. dzień miesiąca następnego.

Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy w księgowości?

Tak. W umowie przejmujemy odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg w zakresie powierzonych nam czynności, a nasze działania są objęte ubezpieczeniem OC w UNIQA TU S.A. – obejmującym m.in. księgi rachunkowe, podatki, kadry i płace oraz obsługę fakturowania w KSeF. Warunkiem jest terminowe przekazywanie kompletnych dokumentów i informacji.

Czy muszę przyjeżdżać do biura?

Nie. Większość spraw załatwiamy przez system, e-mail i telefon. Oczywiście zapraszamy na spotkanie do biura przy ul. Technologicznej 4 w Opolu, jeśli wolisz porozmawiać osobiście.

Czy biuro reprezentuje firmę przed urzędem skarbowym i ZUS?

Tak. Na podstawie pełnomocnictwa reprezentujemy klientów przed urzędem skarbowym, ZUS i innymi urzędami w sprawach związanych z prowadzoną księgowością i kadrami – odpowiadamy na wezwania i wyjaśniamy wątpliwości.

Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Tak. Analizujemy dotychczasowe księgi i dokumenty, sprawdzamy dostępy do urzędów, uruchamiamy system i przejmujemy obsługę od wskazanego miesiąca. Warto zacząć od początku miesiąca i uzgodnić z poprzednim biurem przekazanie dokumentacji.

Co dzieje się z moimi danymi po zakończeniu współpracy?

Umożliwiamy pobranie danych, a następnie usuwamy konto i kopie danych – chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie. Księgi za dany rok przechowujemy w naszym systemie do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Ile kosztuje współpraca z biurem?

Płacisz za faktyczną obsługę, a nie za pakiet: opłata podstawowa (od 180 zł netto dla JDG, od 350 zł netto dla spółki z o.o.) plus opłata za dokumenty i pracowników. Szczegóły i przykładowe wyliczenia znajdziesz w cenniku.

Zobacz też: pełna księgowość w Opolu, księgowość JDG, kadry i płace, obsługa KSeF.