Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.

1 czerwca 2025 r. weszła w życie nowa ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Procedury przeszły w pełni do internetu, pojawiły się nowe obowiązki dokumentacyjne, a kary za nielegalne zatrudnienie wyraźnie wzrosły. Podsumowujemy, co zmienia się dla pracodawców.

Najważniejsze zmiany dla pracodawców

• wnioski tylko elektronicznie – zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy składa się przez praca.gov.pl,
• umowa w formie pisemnej – przed rozpoczęciem pracy, z warunkami zgodnymi z zezwoleniem,
• kopia umowy dla urzędu – pracodawca przekazuje ją przez system teleinformatyczny,
• kopia dokumentu pobytowego – trzeba ją przechowywać przez cały okres pracy i 2 lata po jej zakończeniu,
• zakaz „wypożyczania” pracowników innym firmom poza agencjami pracy tymczasowej,
• wyższe kary – grzywna za nielegalne powierzenie pracy wynosi od 3 000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca.

Obywatele Ukrainy

Obywatele Ukrainy nadal mogą pracować na podstawie powiadomienia urzędu pracy, które pracodawca składa w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez praca.gov.pl. Warto na bieżąco śledzić zmiany dotyczące statusu ochrony czasowej.

Jak przygotować firmę

1. Sprawdź dokumenty obecnych pracowników z zagranicy – ważność pobytu i zezwoleń.
2. Przejrzyj wzory umów – forma pisemna i warunki zgodne z zezwoleniem.
3. Załóż konto pracodawcy na praca.gov.pl i ustal, kto odpowiada za wnioski.
4. Wprowadź kalendarz terminów: ważność dokumentów, powiadomienia, zmiany warunków pracy.

Najczęstsze pytania

Czy wniosek o zezwolenie na pracę można złożyć papierowo?

Nie. Od 1 czerwca 2025 r. wnioski o zezwolenie na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl.

Jaka kara grozi za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Grzywna od 3 000 do 50 000 zł – za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca.

Jak długo przechowywać kopię dokumentu pobytowego cudzoziemca?

Przez cały okres wykonywania pracy i 2 lata po jej zakończeniu.

Zobacz też: Kadry i płace oraz zatrudnianie cudzoziemców, Prawo pracy – przewodnik.